Øvre Gleinåsen Vel

Kan leses her: Referat styremøte 24.04.2018

Snøen er forsvunnet og våren er her, er du klar for å ta i et tak?

Årets dugnad avholdes tirsdag 15. mai. Vi møtes på lekeplassen klokken 17:30 og fordeler oppgaver derfra. Alle oppfordres til å jobbe seg ut fra sine egne gater. Vi skal også rydde og ordne på selve lekeplassen. Fint om alle tar med seg egne hageredskaper og gjerne trillebårer. Det settes ut en container på toppen av lekeplassen, en nedenfor lekeplassen og en i krysset Granliveien/Bjørnstadveien. Alt som klippes/rakes/kostes på fellesområdene kastes her (restavfall skal ikke i disse containerne).

Vi vil også gjennomføre årets første snegleaksjon, utdeling av sneglemiddel vil være på lekeplassen fra 17:30-20:00

Vi tenner grillene og serverer pølser og noe å drikke fra ca. 18:30.

Møt opp med godt humør og arbeidslyst, så vi får det fint her på åsen til konfirmasjoner og 17. mai. Dette er også en super anledning til å bli kjent med naboer.

I år har vi noen ”større” jobber som helst skal gjøres på dugnaden. Dette er bl.a.

• Rydde stier
• Male/ reparere oppslagstavle
• Rydde på lekeplassen
• Stripse og løfte matter på lekeplassen
• Fikse gjerdet på lekeplassen med ståltråd
• Fikse noen mangler på lekestativene på lekeplassen
• Rydde parkering ved Gleinåsveien-Barlindveien

Dersom du har lyst å melde din interesse rundt noe av dette på forhånd, kan du sende en mail til leder@gleinaasen.no eller ringe Geir på 916 37 747.

Styret

Pr i dag er det 43 forfalte velkontingenter. Anmoder alle om å betale før inkassovarsel inkl gebyr kommer over påske.

Ta kontakt med kasserer dersom du har spørsmål, problemer med KID, eller trenger en betalingsplan.

Klikk her for å lese

Fra og med i dag vil alle fakturaer fra ØGV inneholde et KID-nummer som består av 8 siffer. Som tidligere skrevet, har det vært problemer med å få eFakturaene godkjent i enkelte nettbanker, tilsynelatende særlig de som opprettet eFaktura-avtale med oss i fjor.

Den midlertidige løsningen for i år er altså enten å slette eFakturaen i nettbanken og legge inn en vanlig betaling til samme kontonummer, eller å ta kontakt med kasserer (se kontaktinformasjon på fakturaen) for å få en ny faktura som fungerer.

Som vanlig minner jeg alle som har nettbank på om å registrere seg for eFaktura for å unngå papir- og administrasjonsgebyr: http://gleinaasen.no/efaktura.

Referat fra årsmøte/generalforsamling i Øvre gleinåsen vel 20.02.18.

Til stede fra styret:

Geir Iversen

Bent Carlén

Rolf Olerud

Tore Sandvik (ref.)

Møtet satt kl. 19.00

Saker og vedtak:

1. Valg av møteleder

Geir Iversen valgt

2. Godkjennelse av innkalling til generalforsamlingen

Innkalling godkjent

3. Styrets årsberetning for 2017

– Årsberetning godkjent med følgende kommentarer:

Det bør henges opp plakater på oppslagstavlene til generalforsamling,

dugnad, julegrantenning, og evt. andre arrangementer.

– Snegleaksjon – Pass på at «sneglemiddelet» strøs også i grøftekanter

og evt. på områder med dekkbark.

4. Styrets årsregnskap og revisors beretning for 2017

Regnskapet godkjent.

Revisors kommentarer vedr. styrehonorar og julebord til styret tatt til

orientering.

5. Budsjettforslag for 2018

Budsjettforslag for 2018 godkjent med følgende tilføyelse:

– Det bør opprettes en post til brøyting av gjesteparkeringene.

Forslag fra salen: kr. 30.000,-

– Styret får i oppdrag å kostnadsberegne brøyting av gjeste-

parkeringsplassene for å finne et mest mulig riktig beløp.

– Styret får i oppdrag å endre budsjettet tilsvarende.

6. Fastsettelse av medlemskontingent

Kontingenten vedtatt uendret kr. 500,- pr. husstand/år.

7. Godtgjørelse til styret og revisor

Godtgjørelse vedtatt uendret.

8. Vedtektsendring – Endre antall styremedlemmer fra 6 til 8

Vedtektsendringen vedtatt.

9. Parkering

Styrets gjennomgang av mulige utvidelser av parkeringsplasser på

Gleinåsen ble presentert.

a. Endring av gjesteparkering til allmenn parkering

– Styret får i oppdrag å undersøke om dette er mulig

i forhold til reguleringsplanen for gleinåsen.

b. Forslag til parkeringsplan

– Styret får i oppdrag å arbeide videre med saken og notere seg

innspill fra salen. (Se også pkt. 11 Innkomne saker)

c. Uregistrerte biler på vellets eiendom fjernes for eiers regning

Vedtatt (Gjelder biler uten skilt)

Under dette punktet ble også brøytingspørsmålet diskutert. Følgende

kommentarer er notert:

– Har styret fullmakt til å stoppe brøyting av gjesteparkerings-

plasser ?

– Det ble pekt på mangelfull brøyting fra kommunens side noen steder.

Styret får i oppdrag å ta dette opp med Viva.

– Styret må definere hva som er gjesteparkeringsplasser, og hva

det vil koste å brøyte.

10. Valg

Therese Buøy …. fratrer styret etter eget ønske.

Resten av styret gjenvalgt.

Pga. vedtektsendring ble Vera Kristiansen innvalgt i styret.

Det er fortsatt en ledig styreplass.

11. Innkomne saker

Ved fristens utløp var det kommet inn en sak vedr. parkeringsplasser.

Forslaget ble presentert og tas med i styrets videre arbeid med saken.

Møtet slutt kl. 21:10

Etter generalforsamlingens vedtak har vi oppdatert budsjettet med kr. 30.000 for brøyting av gjesteparkeringer. Budsjettert resultat for 2018 blir dermed ganske rødt.

Klikk her for å lese oppdatert budsjett.

Referat fra generalforsamlingen kommer ganske snart.

I tillegg har vi fått flere tilbakemeldinger om at eFakturaen ikke går gjennom i nettbanken. Vi har en supportsak gående hos Visma og DnB, så vi satser på å løse problemet. Dersom du opplever dette, kan du enten slette eFakturaen i nettbanken og legge inn en «vanlig» betaling, eller kontakte kasserer for å få en ny faktura som skal fungere. Vi tar i bruk KID heretter.

Sist, men ikke minst: En del postkasser er fryktelig dårlig merket, både med nummer og navn. Det tar mye tid å finne frem til korrekt postkasse, så vi innfører derfor et lite gebyr når vi sender papirfakturaer i posten. Det anbefales sterkt å registrere seg for eFaktura eller mail-faktura her: http://gleinaasen.no/efaktura.

Revisor har bedt styret om å redegjøre for sin egen kompensasjon. Tallene ligger i resultatet for 2017 (se side 2).

• Styregodtgjørelsen i 2017 er på kr 20 100. Dette er en overskridelse på kr. 100 i forhold til budsjett.
• Julegave, julebord og møtemat er tilsammen på kr 7 516. Dette er en overskridelse på 2516 i forhold til budsjett.
• Styregodtgjørelsen for 2016 er, som varslet på forrige generalforsamling, tatt med i resultatet for 2017 pga vi ønsker at fra 2018 skal årets resultat inkludere årets styregodtgjørelse. I tidligere år har dette blitt utbetalt året etter «opptjening», hvilket har gjort at det har vært utfordrende å følge opp budsjettet. Konsekvensen er at i resultatet for 2017 har vi utbetalt kr 23400,- «ekstra» versus budsjett, til styret som var i 2016. Denne korreksjonen var en engangsforeteelse og i 2018 vil vi være tilbake til en utbetaling i slutten av året og kan forholde oss til årets budsjett. Dette vil altså gjøre det mye enklere å holde seg til budsjett fra 2018. Hadde dette ikke blitt gjort, ville regnskapet for 2017 gått i pluss.
• Revisor har ønsket at vi synliggjør bortfall velkontingent for styremedlemmer. Dette vil inkluderes i budsjett og regnskap fra 2018, og vi har derfor revidert budsjettet for 2018.

Innføring av digitalt regnskapssystem har vært litt «prøv og feil». For å forbedre oppfølging av budsjettet, vil styret fra 2018

• Ta i bruk en budsjettmodul i regnskapsprogrammet. Dette gjør at vi til en hver tid har oversikt over faktiske tall versus budsjett.
• Selv dekke all overskridelse av «Sosialt styret» og «Godtgjørelse til styremedlemmer»

Vi gjør forøvrig oppmerksom på at velets inntekter har gått opp de to siste årene grunnet søknader vi har utformet og fått godkjent, og en mer progressiv innkreving av medlemsavgiften.

Da var årsberetningen og diverse tall klare!

• Årsberetning 2017
• Resultat 2017 (ble oppdatert med en ekstra side 22.01.2018)
• Balanse 2017 rev 2
• Foreslått budsjett 2018 (revisjon 2)

Innkalling til ordinær generalforsamling

For Øvre Gleinåsen Vel

Tirsdag 20.februar 2018 kl. 19.00

Sted: Røyken Ungdomsskole i kantinen

Dagsorden:

1. Valg av møteleder

2. Godkjennelse av innkalling til generalforsamlingen.

3. Styrets årsberetning for 2017

4. Styrets årsregnskap og revisors beretning for 2017

5. Budsjettforslag for 2018

6. Fastsettelse av medlemskontingent

7. Godtgjørelse til styret og revisor

8. Vedtektsendring

a. Endre antall styremedlemmer fra 6 til 8

9. Parkering

a. Forslag til endring av Gjesteparkering til allmenn parkering

b. Forslag til parkeringsplan

c. Uregistrerte biler på vellets eiendom fjernes for eiers regning

10. Valg

11. Innkomne saker

Styrets årsberetning og regnskap legges ut på hjemmesidene i løpet av uke 6. Om noen ønsker papirutgave ta kontakt med Geir på 91637747

Husk saker til generalforsamlingen må komme til styret innen utgangen av januar.

Flyer (pdf)

Husk at hvert medlem kan ha med seg maks en fullmakt (Vedtektene: §6 Stemmerett).